Pour mettre en application les procédures décrites dans cet articles, télécharger puis dézipper le fichier suivant : kb.in-set.com_Access_MethodesImportation.zip.
- Les données à importer sont dans le fichier Excel kb.in-set.com_Access_MethodesImportation_DonneesBrutes.xlsx.
- La base Access kb.in-set.com_Access_MethodesImportation.accdb contient des tables exemple.
Rappel : depuis environ le milieu des années 80, il est possible d’utiliser CTRL + C pour copier et CTRL + V pour coller, plutôt que d’utiliser le clic droit.
Méthode 1 : Coller par ajout
Procédure
- Ouvrez la table où placer les données en mode Feuille de données.
- Placer les colonnes dans le même ordre que dans le fichier Excel
- Dans Excel, sélectionner les données à copier (sans la ligne de titre)
- Copier
- Dans Access, sélectionnez la dernière ligne (avec un * affiché sur le sélecteur)
- Coller
- Un message vous demande de confirmer l’ajout de X lignes
- S’il y a des problèmes de doublons dans un index, ou de valeur Null interdites, un message vous indique les erreurs et vous propose de coller ces lignes en erreur dans une nouvelle table.
Mise en application
- Ouvrez le fichier kb.in-set.com_Access_MethodesImportation_DonneesBrutes.xlsx
- Les données à coller sont dans 2 colonnes : un 1re colonne avec des dates et une 2de avec des montants. Sélectionner les données des 2 colonnes (A2 à B4).
- Copier
- Ouvrez la base Access kb.in-set.com_Access_MethodesImportation.accdb
- Ouvrez la table Vente_Methode_1
- La table possède judicieusement un champ Clé Primaire Numéro Auto, mais il est en première position : déplacer la colonne IDVente en 3e position
- Sélectionner la dernière ligne (avec un * affiché sur le sélecteur)
- Coller
- Un message vous demande de confirmer l’ajout de 3 lignes
Méthode 2 : Assistant Importation
A lieu d’importer directement les données dans la table Access depuis le fichier Excel (méthode précédente), on importe les données Excel dans une nouvelle table Access. On pourra ensuite les copier/coller (méthode
Procédure
- Assurez-vous que le fichier Excel à importer est fermé
- Dans la base Access, lancer l’Assistant d’importation
- Access 2016 : Données externes > Nouvelle source de données > A partir d’un fichier > Excel
- Access 2013 et avant : Données externes > groupe d’options Importer et lier : Access
- Cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier Excel
- Laisser cocher Importer les données sources dans une nouvelle table de la base de données active
- Cliquer sur OK
Vous êtes dans l’Assistant Importation de feuilles de calcul :
- Si le fichier Excel contient plusieurs feuilles, sélectionner l’une des feuilles et cliquer sur Suivant.
- Cocher (ou laisser cocher) la case Première ligne sur les en-têtes de colonnes
- Cliquez sur Suivant.
- Pour chaque colonne, vous pouvez :
- Définir le type de données : Type de données
- De renommer le champ : Nom du champ
- De ne pas importer le champ : coche Ne pas importer le champ (sauter)
- Cliquer sur Suivant
- Cocher Pas de clé primaire (on pourra en ajouter une si besoin plus tard)
- Cliquez sur Suivant.
- Saisissez un nom de table.
- Cliquez sur Terminé.
- Version 2010 et suivante : une fenêtre vous propose d’enregistrer les étapes d’importation. Ne cocher PAS la case Enregistrer les étapes d’importation et cliquer sur Fermer.
- Si la table existe déjà, un message vous demande confirmation avant suppression. Si le fichier contient des erreurs, une table Erreurs est créée.
Mise en application
On souhaite importer le fichier Excel kb.in-set.com_Access_MethodesImportation_DonneesBrutes.xlsx dans une nouvelle table dans Access :
- La première ligne contient les noms des champs.
- On souhaite importer les 2 champs, avec leur nom et leur format actuel, sans clé primaire.
- La nouvelle table sera nommée comme la feuille Excel (Feuil1)
- Assurez-vous que le fichier Excel à importer (kb.in-set.com_Access_MethodesImportation_DonneesBrutes.xlsx) est fermé
- Dans la base de données kb.in-set.com_Access_MethodesImportation, lancer l’Assistant d’importation
- Compléter les étapes de l’Assistant d’importation
- A la fin du processus, une nouvelle table Feuil1 s’affiche dans la base Access.
- Comparer la nouvelle table avec la table Feuil1_original.
Méthode 3 : table liée avec Excel
Procédure
On peut lier un fichier Excel dans une base Access. Les données restent dans Excel. Elles sont affichées dans Access dans une table « normale », sauf que l’on ne pourra ajouter/modifier/supprimer des données.
- Assurez-vous que le fichier Excel à lier est fermé
- Dans la base Access, lancer l’Assistant d’importation
- Access 2016 : Données externes > Nouvelle source de données > A partir d’un fichier > Excel
- Access 2013 et avant : Données externes > groupe d’options Importer et lier : Access
- Cliquer sur le bouton Parcourir pour rechercher le fichier Excel
- Cocher Lier à la source de données en créant une table attachée
- Cliquer sur OK
Vous êtes dans l’Assistant Importation de feuilles de calcul :
- Si le fichier Excel contient plusieurs feuilles, sélectionner l’une des feuilles et cliquer sur Suivant.
- Cocher (ou laisser cocher) la case Première ligne sur les en-têtes de colonnes
- Cliquez sur Suivant.
- Saisissez un Nom de table attaché.
- Cliquez sur Terminé.
- Un message vous confirmer la création de la liaison.
Si vous supprimez la table liée, vous ne supprimez pas le fichier source.
Vous pouvez aussi lier une ou plusieurs tables Access de la même façon (Données externes)
Méthode 4 : Requête Ajout
Procédure
Nous souhaitons ajouter les données d’une table dans une autre table.
- Importer des données dans une table (méthode 2)
- Créer > Création de requête
- Dans la boîte Afficher la table, dans la liste Nom de la table, sélectionner la table qui contient les données sources, cliquer sur Ajouter puis Fermer.
- Vous pouvez saisir le nom d’une table qui n’existe pas dans la base, elle sera alors créée.
- Dans l’onglet du Ruban Créer (Outils de requête) > Ajout
- Dans la boîte Ajout, sélectionner la table destination des données et cliquer sur OK. Une ligne Ajouter à s’affiche désormais dans la grille. Cette ligne contient une liste des champs de la table Destination.
- Faites glisser les champs de la table source dans la grille. Si le champ source et le champ destination ont le même nom, la ligne Ajouter à contient le nom du champ.
- Sinon, vous devez sélectionner un champ Ajouter à dans la liste déroulante. Cette opération s’appelle le mappage d’un champ
- Dans l’onglet du Ruban Créer (Outils de requête) > Exécuter
- Access indique le nombre de ligne à ajouter. Confirmer.
- Vous pouvez conserver la requête pour la réutiliser plus tard (ou pas)
Mise en application
Nous allons créer une requête pour ajouter les données de la table Feuil1_originale dans la table Vente_Methode3.
- Créer une requête
- Passer en Requête Ajout en indiquant Vente_Methode3 comme Nom de la table.
- Ajouter les 2 champs à la grille. Comme ils ont les mêmes noms dans la table Vente_Methode3, la ligne Ajouter à est complétées.
- Exécuter la requête.
